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在连接到某些数据文件时，您可能并不想将数据文件中所有记录的信息都合并到电子邮件主文档中。如果数据文件包含没有电子邮件地址的记录，请在电子邮件合并中省略这些记录。否则，Word 无法完成合并过程。要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：1、在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。
2、在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作： -选择单个记录 此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。排序记录 单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序（从 A 到 Z）对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序（从 Z 到 A）对列表进行排序。 -如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。筛选记录：如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。要筛选记录，请执行下列操作：1、在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。 2、在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要用于筛选的条件。例如，如果要只为将澳大利亚列为国家/地区的地址生成电子邮件，则可在“域”列表中单击“国家或地区”，在“比较”列表中单击“等于”，然后在“比较对象”列表中单击“澳大利亚”。3、要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并选择更多条件。例如，要只为慕尼黑的公司生成电子邮件，则可筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。注释：如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。
