邮件合并小数位数 告别Word文档邮件合并产生的超长小数位数

邮件合并小数位数 告别Word文档邮件合并产生的超长小数位数，对于市场工作人员来说我们可能会遇到各种办公软件的问题，比如邮件合并小数位数解决了这个问题我们的工作才会事半功倍，所以今天这篇邮件合并小数位数 告别Word文档邮件合并产生的超长小数位数的文章对你的工作会有很大的提升。

笔者由于工作需要经常用到Word的邮件合并功能，这样可以批量地将Excel工作表中的信息迅速排版打印，但在实际使用中却经常出现虽然Excel工作表中保留的是两位小数，但通过邮件合并后却发现数字竟然显示为保留了多达十几位小数(如下图1)。经过一番研究，笔者得出四种方法解决这个问题。

最简捷的方法

打开储存工资信息的Excel工作表，在工作表的第2行中插入一个空白行，然后在单元格内输入字母“A”，大小写随意，最后再执行邮件合并操作，这样Word就会以操作字符串的形式来对待此工作表内信息，邮件合并后的工资条内就不会出现小数位过长的现象了。

小提示：经过尝试，在Excel 2007工作表中将储存数字的单元格格式设置为“文本”格式同样可以解决小数位过长的问题，而Excel 2003及以前版本则必须使用上述方法才能避免小数位过长。

如果你使用的是Excel 2003，则在邮件合并之前打开你要进行邮件合并的Excel文件，然后执行“工具→选项”命令，切换到“重新计算”标签，勾选“以显示精度为准”选项，然后点击“确定”按钮并保存表格，最后再进行邮件合并就不会出现问题了。

最强大的方法

上面的方法虽然简单实用，但功能不够强大，难以自定义显示的数据格式，比如现在需要将税款一项更改为会计用货币格式如“￥1，004.40”，这时应该如何设置呢?

第一步：同时按下Alt+F9，用鼠标右击灰色部分，执行“编辑域”命令，在“域”对话框中选择“域名”→的“NumWords”→“数字格式”→“￥#，##0.00;(￥#，##0.00)”。

第二步：单击“域”对话框左下角的“域代码”按钮，复制“域代码”窗口中 “NUMWORDS # "￥#，##0.00;(￥#，##0.00)"”，鼠标定位到Word界面中的“域”代码编辑区内第二个小写分号之后将其粘贴，然后按Alt+F9键返回数据结果界面，再次按下F9键更新数据即可。

小提示：在粘贴代码时，一定要注意确保Word界面中的“域”代码编辑区内第二个小写分号之后没有任何字符，甚至连空格也不可有。

最舍得的方法

笔者还负责为单位职工发放工资，每当员工支取工资时，笔者一般都会将工资条中不足1元部分舍去，大多数情况下并不进行四舍五入，以免账面出现亏损，所以笔者便发现了此“最舍得的方法”。

①在Word中同时按下“Ctrl+F”快捷键打开“查找和替换”对话框，点击“替换”标签。

②在“查找内容”后的输入框中输入“.([1234567890]{1，})”(不含双引号)，将“替换为”后的输入框留空(图2)。

③点击“更多”按钮打开高级选项，确保勾选“使用通配符”选项，最后点击“全部替换”按钮即可将所有工资条中不足1元的零钱部分舍去。

小提示：其中“()”用于分组，“[1234567890]”表示出现方括号中的任一字符，“{1，}”表示只要出现1个前一字符即符合条件。

转换格式法

通过实践，笔者发现将Excel表格转换成Word表格后，再进行邮件合并操作同样可以避免出现合并后小数位过长的现象。

第一步：在Word中执行“工具→选项”命令，在弹出的对话框中切换到“常规”标签，勾选“打开时确认转换”选项，最后按下“确定”按钮(图3)。

第二步：点击“邮件合并”工具栏中左侧第二个“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中选择要导入的Excel表格文件，在弹出的“确认数据源”对话框中选择“MS Excel工作簿通过DDE(*.xls)”，在随后出现的对话框中确定“整张电子表格”，然后再一一执行“插入域”命令就可以确保Word文档在邮件合并后不出现过长的小数位了。